Workshop là gì? Những lưu ý để tổ chức workshop thành công

Workshop không chỉ là những cuộc họp mang tính tương tác. Đây là không gian để các nhóm cùng nhau hướng tới một mục tiêu chung, cộng tác hiệu quả và giải quyết các vấn đề phức tạp.

Một workshop hiệu quả có thể tạo ra sự đổi mới, kết nối và chuyển đổi cho cả công ty và cá nhân.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu workshop là gì, những lợi ích bạn có thể mong đợi, đồng thời cho bạn thấy một số ví dụ về workshop mà bạn có thể sử dụng để lấy cảm hứng khi làm việc với nhóm của mình.

1. Workshop là gì?

Workshop là một hoạt động thực hành hoặc khóa học tập trung vào việc học bằng cách thực hành và tham gia tích cực. Trong workshop, người tham gia thường được kỳ vọng tham gia vào các hoạt động thực tế, thảo luận nhóm, và làm việc cụ thể để phát triển kỹ năng, giải quyết vấn đề, hoặc học hỏi kiến thức mới.

Đặc điểm chính của workshop bao gồm:

Tính thực hành cao: Workshop tập trung vào việc học bằng cách thực hành. Người tham gia thường được yêu cầu tham gia vào các hoạt động thực tế như giải quyết vấn đề, làm việc nhóm, hoặc thực hiện bài tập.
Tương tác và thảo luận: Workshop thường có tính tương tác cao. Người tham gia thường tham gia vào các cuộc thảo luận nhóm để trao đổi ý kiến, chia sẻ kinh nghiệm và học hỏi từ nhau.
Mục tiêu cụ thể: Mỗi workshop thường có một mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như phát triển kỹ năng giao tiếp, học cách sử dụng một công cụ hoặc phần mềm cụ thể, hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể.
Hướng dẫn và hỗ trợ: Workshop thường được dẫn dắt bởi một người hướng dẫn hoặc giảng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực tương ứng. Người này sẽ hỗ trợ và hướng dẫn người tham gia trong suốt quá trình thực hành.
Phản hồi và cải tiến: Workshop thường cung cấp cơ hội để người tham gia nhận phản hồi và cải tiến kỹ năng hoặc kiến thức của họ trong thời gian thực hành.

Workshop có thể được tổ chức trong nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như trong ngành công nghiệp, giáo dục, y tế, nghệ thuật, và công nghệ thông tin. Chúng thường được sử dụng để đào tạo và phát triển kỹ năng, tạo ra giải pháp cho các vấn đề cụ thể, và thúc đẩy sự học hỏi và sáng tạo.

2. Mục đích của workshop là gì?

Mục đích của một workshop có thể đa dạng và phụ thuộc vào lĩnh vực và mục tiêu cụ thể của cuộc họp. Dưới đây là một số mục đích phổ biến của một workshop:

Phát triển kỹ năng: Workshop thường được tổ chức để giúp người tham gia phát triển và nâng cao kỹ năng trong một lĩnh vực cụ thể. Điều này có thể bao gồm kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, quản lý dự án, kỹ năng sáng tạo, và nhiều kỹ năng khác.
Giải quyết vấn đề: Một workshop có thể được tổ chức để giúp người tham gia giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc tìm ra giải pháp cho một thách thức đang đối mặt. Thông qua thảo luận, thực hành, và tư duy sáng tạo, người tham gia có thể tìm ra cách giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Học hỏi và chia sẻ kiến thức: Workshop cung cấp cơ hội cho việc học hỏi và chia sẻ kiến thức. Người tham gia có thể học từ nhau và từ người hướng dẫn hoặc giảng viên. Điều này thường xảy ra trong các ngành công nghiệp chuyên môn.
Tạo cơ hội networking: Workshop có thể tạo cơ hội cho việc kết nối và networking giữa người tham gia. Điều này có thể giúp xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp và tạo ra cơ hội kinh doanh.
Tạo sự hứng thú và động viên: Một workshop có thể được sử dụng để tạo sự hứng thú và động viên đối tượng mục tiêu. Điều này có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, bao gồm giáo dục, đào tạo nhân viên, và phát triển cá nhân.
Xây dựng sản phẩm hoặc dịch vụ: Trong một số trường hợp, workshop có thể tập trung vào việc phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Điều này đòi hỏi sự hợp tác và sáng tạo từ tất cả người tham gia.
Thúc đẩy sáng tạo và brainstorming: Workshop thường được sử dụng để thúc đẩy quá trình brainstorming và tạo ra ý tưởng mới. Thông qua các hoạt động như thảo luận nhóm và bài tập sáng tạo, người tham gia có thể đóng góp vào việc tạo ra ý tưởng mới và độc đáo.

Tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể, workshop có thể được thiết kế và tổ chức để đạt được các kết quả mong muốn, từ việc phát triển kỹ năng cho đến giải quyết vấn đề và tạo sự sáng tạo.

3. Khi nào bạn nên tổ chức workshop?

Như chúng tôi đã đề câpl, việc tổ chức workshop có thể là một trong những cách hiệu quả nhất để gắn kết một nhóm lại với nhau nhằm đổi mới, giải quyết vấn đề và kết nối.

Workshop rất hữu ích trong việc mang lại kết quả theo cách tạo ra không gian cho nhiều tiếng nói và quan điểm và nếu bạn biết nhóm của mình sẽ được hưởng lợi từ phương pháp này thì đó là thời điểm tốt để cân nhắc việc lên kế hoạch tổ chức hội thảo.

Một số yếu tố kích hoạt phổ biến để tổ chức hội thảo bao gồm:

Gặp một vấn đề phức tạp mà không có giải pháp rõ ràng
Nhu cầu đổi mới thực sự và những ý tưởng mới
Xây dựng đội ngũ hoặc phát triển đội ngũ
Dạy các kỹ năng mới theo phương pháp trải nghiệm
Xây dựng cộng đồng
Làm việc trên một dự án theo cách hợp tác sâu sắc và khẩn cấp
Mở hoặc đóng một dự án

4. Các hình thức workshop phổ biến

4.1 Workshop chia sẻ kiến thức

Hình thức chia sẻ kiến thức khá phổ biến và dễ dàng tổ chức. Quy mô thường vài chục đến vài trăm người diễn ra 3 – 4 tiếng tùy người tổ chức. Đối với workshop chia sẻ kiến thức được tổ chức dưới dạng một chuyên gia hay diễn giả sẽ chia sẻ những kinh nghiệm kiến thức chuyên môn trong ngành.

Sau đó, 1 phần 3 khoảng thời gian còn lại của chương trình được dùng cho khán giả hỏi và chuyên gia giải đáp những thắc mắc. Những buổi workshop như thế, người tham dự có thể học hỏi được rất nhiều kiến thức mới và tích lũy kinh nghiệm.

4.2 Workshop thiên về thực hành

Buổi workshop này thường được tổ chức trong nội bộ công ty, được xem như buổi đào tạo, nâng cao trình độ nhân viên.

Tại buổi workshop, người tham dự được lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm từ những diễn giả và đồng thời được thực hành công việc trong buổi workshop nhằm đảm bảo buổi workshop được diễn ra hiệu quả. Người tham gia thường là những người mong muốn nâng cao chuyên môn.

4.3 Workshop với mục đích Marketing

Buổi workshop này diễn ra với mục đích quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm mới, thường có quy mô lớn lên đến hàng trăm người. Mọi thứ được chuẩn bị rất chi tiết và chu đáo với mong muốn người tham gia hiểu rõ nhất về sản phẩm.

Buổi workshop thường có sự tham dự của đại diện nhãn hàng và những chuyên gia được mời đến để tư vấn rõ nhất về sản phẩm. Những buổi workshop với mục đích Marketing mong muốn truyền tải thông tin từ nhãn hàng đến người tham dự một cách hiệu quả nhất.

5. Những lưu ý để tổ chức workshop thành công

Workshop thường giải quyết những thách thức khó khăn, phức tạp. Và vì có nhiều người tham gia nên luôn có nguy cơ xảy ra sự cố. Tuy nhiên, có một số phương pháp hay nhất giúp bạn duy trì Workshop theo đúng kế hoạch.

5.1 Có người hướng dẫn

Đối với các buổi Workshop , điều cần thiết là phải có người trực tiếp hướng dẫn nhóm thực hiện quy trình và hoạt động. Điều này giúp nhóm dễ dàng tập trung hoàn toàn vào nội dung của Workshop và đạt được những tiến bộ có ý nghĩa.

5.2 Có sự chuẩn bị tốt

Những buổi Workshop tốt có thể đứng vững nhờ sự chuẩn bị của họ. Bạn càng hiểu rõ thách thức cần giải quyết thì bạn càng có thể thiết kế quy trình cho nó tốt hơn. Và bạn càng biết rõ mục tiêu và nhu cầu của từng người tham gia thì bạn càng có thể chuẩn bị tốt hơn để tránh xung đột hoặc những người tham gia không hài lòng.

Khi nói đến Workshop, sự chuẩn bị tốt chính là thực hiện những công việc nặng nhọc.

5.3 Có kết quả rõ ràng

Không có gì có thể khiến một nhóm bối rối và mất phương hướng hơn là không biết mọi thứ sẽ dẫn đến đâu. Với tư cách là người điều phối, bạn luôn muốn làm rõ kết quả mong đợi của Workshop là gì và nêu bật lý do tại sao điều này lại có giá trị đối với nhóm.

Điều này không chỉ tạo ra sự rõ ràng mà còn giúp bạn có được sự đồng tình từ những người tham gia. Điều này làm cho họ tham gia nhiều hơn vào nội dung.

Một cách tuyệt vời để làm điều này là đặt ba câu hỏi:

Bạn muốn mọi người có trong tay những gì (sản phẩm bàn giao)?
Bạn muốn mọi người có gì trong đầu (kiến thức)?
Bạn muốn mọi người có điều gì trong lòng (niềm tin)?

6. Ví dụ về một Workshop

Workshop có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau. Để giúp bạn hình dung một buổi workshop trông như thế nào, chúng tôi sẽ liệt kê ví dụ phổ biến dưới đây.

Workshop hoạch định chiến lược

Thách thức: Năm mới sắp đến gần và rõ ràng là cần phải thực hiện một chiến lược mới cho toàn công ty. Chiến lược này sẽ giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên và sắp xếp các nỗ lực hướng tới các mục tiêu cụ thể. Nhưng những mục tiêu nào được quyền đặt ra? Những thách thức chính hiện nay là gì? Và làm thế nào để chúng ta tạo ra một chiến lược gắn bó với nhân viên?
Kết quả: Một tài liệu chiến lược dài một trang xác định các lĩnh vực trọng tâm và mục tiêu cho năm tiếp theo
Nhóm: Vì chiến lược ảnh hưởng đến toàn bộ công ty nên việc mời một lãnh đạo cấp cao từ mỗi khu vực (ví dụ: Sales, Product, HR, Marketing…) là điều hợp lý.
Quy trình: Khi bắt đầu, mọi người đều có thời gian riêng để viết ra những thách thức và vấn đề trong lĩnh vực của mình. Sau đó, các thách thức sẽ được thảo luận, làm phong phú và hiển thị trên bảng.

Từ đó, các thách thức sẽ được ưu tiên với sự bình chọn của mọi người về tác động của chúng đối với công ty bằng cách sử dụng Priority Pyramid. Điều này tạo ra một loạt các thách thức chính mà mọi người đều thấy rõ.

Trong giai đoạn thứ hai, nhóm nghiên cứu các mục tiêu chiến lược nhằm giải quyết những thách thức chính. Những vấn đề này một lần nữa được thảo luận và ưu tiên, nhưng lần này với Impact / Effort Matrix được thực hiện cho từng lĩnh vực.

Cuối cùng, một nhóm mục tiêu rõ ràng và có tác động sẽ xuất hiện.

7. Sự khác biệt giữa workshop và meeting là gì?

Workshop và meeting là hai khái niệm khác nhau về cuộc gặp gỡ và tương tác trong môi trường làm việc hoặc học tập. Dưới đây là sự khác biệt chính giữa chúng:

Mục tiêu chính:

Workshop: Mục tiêu chính của một workshop là tạo ra một môi trường tương tác và học hỏi để thực hành và phát triển kỹ năng hoặc giải quyết vấn đề cụ thể. Workshop thường có tính thực hành cao và hướng đến việc áp dụng kiến thức trong thực tế.
Meeting: Mục tiêu chính của một cuộc họp (meeting) là trao đổi thông tin, thảo luận ý kiến, đưa ra quyết định hoặc báo cáo tiến độ công việc. Cuộc họp thường tập trung vào việc truyền đạt thông tin và làm việc theo lịch trình.

Cách tiếp cận:

Workshop: Workshop thường có tính tương tác cao hơn, thường bao gồm các hoạt động như thảo luận nhóm, làm việc nhóm, và bài tập thực hành. Người tham gia thường được kỳ vọng tham gia tích cực và đóng góp ý kiến.
Meeting: Cuộc họp thường được lãnh đạo hoặc người chủ trì dẫn dắt, và các thành viên tham gia thường làm việc theo lịch trình đã được xác định trước. Cuộc họp có thể ít tương tác hơn và tập trung vào việc lắng nghe hoặc trình bày thông tin.

Thời gian và cấu trúc:

Workshop: Workshop thường kéo dài trong khoảng thời gian dài hơn so với một cuộc họp thông thường và có cấu trúc sáng tạo hơn, với các phần thực hành và bài tập để tạo cơ hội cho việc học hỏi và phát triển.
Meeting: Cuộc họp thường ngắn hơn và tuân theo một lịch trình cụ thể. Nó tập trung vào việc thảo luận, đưa ra quyết định hoặc trình bày thông tin trong thời gian hạn chế.

Kết quả mong đợi:

Workshop: Kết quả mong đợi của một workshop thường là sự phát triển kỹ năng, việc áp dụng kiến thức, hoặc giải quyết vấn đề cụ thể. Người tham gia có thể mong đợi sự thay đổi và cải thiện sau workshop.
Meeting: Kết quả mong đợi của một cuộc họp thường là quyết định được đưa ra, thông tin được trao đổi, hoặc kế hoạch được thiết lập. Mục tiêu của cuộc họp là thúc đẩy tiến trình làm việc hoặc đưa ra quyết định quan trọng.

Tóm lại, workshop và meeting là hai loại cuộc gặp gỡ với mục tiêu và cách tiếp cận khác nhau. Workshop tập trung vào việc học hỏi và thực hành, trong khi meeting tập trung vào trao đổi thông tin và quyết định.

8. Sự khác biệt giữa workshop và training

Workshop và khóa đào tạo (training) là hai loại hoạt động giáo dục hoặc phát triển cá nhân/công việc thường được tổ chức trong môi trường công việc hoặc giáo dục, nhưng chúng có một số sự khác biệt quan trọng:

Tính Thực Hành và Tính Lý Thuyết:

Workshop: Workshop thường tập trung vào việc học bằng cách thực hành và tương tác. Người tham gia thường được yêu cầu tham gia vào các hoạt động thực tế như thảo luận nhóm, trò chơi vai trò, và bài tập để phát triển kỹ năng hoặc giải quyết vấn đề cụ thể.
Training: Training thường tập trung vào việc truyền đạt kiến thức hoặc kỹ năng lý thuyết. Nó có thể bao gồm việc trình bày thông tin, giảng dạy từ sách giáo trình, và kiểm tra hiểu biết.

Mục Tiêu Chính:

Workshop: Mục tiêu chính của workshop thường là phát triển kỹ năng cụ thể, thúc đẩy sự sáng tạo và thảo luận, hoặc giúp người tham gia giải quyết vấn đề cụ thể.
Training: Mục tiêu chính của khóa đào tạo thường là truyền đạt kiến thức hoặc kỹ năng cơ bản. Nó thường tập trung vào việc học kiến thức cụ thể hoặc quy trình làm việc.

Tính Tương Tác và Tính Thông Tin:

Workshop: Workshop thường có tính tương tác cao, và người tham gia thường tham gia vào các cuộc thảo luận, hoạt động nhóm, và trò chơi vai trò.
Training: Training thường có tính thông tin cao hơn, với giảng viên chuyên nghiệp trình bày kiến thức hoặc kỹ năng cho người tham gia.

Sự Dẫn Dắt:

Workshop: Workshop thường yêu cầu sự dẫn dắt hoặc hướng dẫn chủ đề, nhưng thường cho phép người tham gia tham gia tích cực vào quá trình học.
Training: Khóa đào tạo thường được dẫn dắt bởi một giảng viên hoặc người hướng dẫn chuyên nghiệp, và người tham gia thường là người nghe.

Thời Gian:

Workshop: Workshop thường có thời gian ngắn hơn, thường từ một vài giờ đến một ngày, nhưng có thể kéo dài hơn nếu cần.
Training: Khóa đào tạo thường kéo dài trong một khoảng thời gian dài hơn, thường từ vài ngày đến một tuần hoặc thậm chí là nhiều tuần.

Workshop và training đều có vai trò quan trọng trong việc phát triển kỹ năng và kiến thức. Lựa chọn giữa hai loại này thường phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể, kiểu học tập, và người tham gia.

Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ những thông tin cần biết về Workshop. Bạn có thể tham gia các buổi Workshop lĩnh vực yêu thích để học hỏi và phát triển các kỹ năng cho bản thân.

Tìm hiểu thêm:

Workshop là gì? Các hình thức Workshop phổ biến