Trong lĩnh vực kinh doanh và marketing, Brief là một tài liệu tóm tắt ngắn gọn nhưng rất quan trọng, giúp truyền tải thông tin, yêu cầu và mục tiêu của một dự án đến các đội ngũ thực hiện.
Brief là kim chỉ nam, giúp định hướng và đảm bảo tất cả các thành viên liên quan hiểu rõ mong muốn của khách hàng và mục tiêu chiến dịch. Một brief hiệu quả không chỉ nêu rõ mục tiêu, đối tượng, thông điệp mà còn giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu ngân sách và tăng cơ hội thành công của dự án.
Dù là trong quảng cáo, truyền thông, hay thiết kế, việc tạo lập một brief rõ ràng là bước khởi đầu không thể thiếu để xây dựng một chiến dịch thành công.
Trong bài viết này, SEO HOT sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Brief là gì, các Brief phổ biến và các nguyên tắc cơ bản để tạo nên Brief tốt là gì. Cùng tìm hiểu nhé.
1. Brief là gì?
“Brief” là một tài liệu ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin quan trọng, cung cấp hướng dẫn cụ thể về một dự án, chiến dịch hoặc nhiệm vụ nào đó. Trong lĩnh vực truyền thông, marketing, hoặc thiết kế, brief thường được sử dụng để:
Định hướng và cung cấp thông tin: Brief giúp truyền tải thông tin về mục tiêu, đối tượng khách hàng, thông điệp chủ đạo, và phong cách cần đạt đến.
Tạo sự đồng nhất: Đảm bảo tất cả các bên tham gia (như đội ngũ sáng tạo, khách hàng, nhà sản xuất) hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu của dự án, tránh các hiểu lầm có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
Quản lý kỳ vọng: Brief có thể giúp định hình kỳ vọng rõ ràng từ phía khách hàng hoặc bên đặt hàng, giúp tránh việc thay đổi yêu cầu khi dự án đang được triển khai.
Ví dụ, trong một brief quảng cáo, tài liệu sẽ nêu rõ đối tượng khách hàng mục tiêu, sản phẩm hoặc dịch vụ cần quảng bá, thông điệp chính, ngân sách, thời gian, và các yếu tố hình ảnh cần truyền tải trong nội dung quảng cáo.
Để hiệu quả, brief thường phải súc tích nhưng đủ chi tiết để người thực hiện hiểu và triển khai dự án theo đúng hướng.
2. Tại sao Brief quan trọng trong Marketing?
Brief đóng vai trò rất quan trọng trong marketing bởi vì nó là nền tảng để xây dựng và triển khai các chiến dịch một cách hiệu quả, đúng hướng và tiết kiệm thời gian, công sức. Dưới đây là các lý do cụ thể:
Xác định mục tiêu rõ ràng: Brief giúp tất cả các bên tham gia hiểu rõ mục tiêu chính của chiến dịch hoặc dự án marketing. Thay vì chỉ biết rằng “cần làm quảng cáo”, các đội ngũ thực hiện sẽ hiểu cụ thể về mục tiêu, như tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số bán hàng hay nâng cao tương tác của khách hàng.
Đảm bảo sự thống nhất và định hướng: Với brief chi tiết, mọi người từ phòng marketing, đội sáng tạo đến khách hàng đều có cùng một hướng đi, giúp tránh các hiểu lầm trong quá trình thực hiện. Brief cung cấp định hướng rõ ràng về thông điệp, hình ảnh, và cách tiếp cận, giúp sản phẩm cuối cùng phù hợp với mong đợi.
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Khi các thông tin cần thiết đã được xác định ngay từ đầu, các đội ngũ thực hiện sẽ không cần phải điều chỉnh hoặc thay đổi dự án nhiều lần, tránh lãng phí thời gian và chi phí. Brief rõ ràng còn giúp giảm rủi ro phải làm lại do thiếu hoặc sai thông tin.
Tăng tính sáng tạo có định hướng: Brief cung cấp giới hạn và hướng dẫn, giúp các đội ngũ sáng tạo phát huy ý tưởng nhưng vẫn bám sát yêu cầu của chiến dịch. Điều này giúp các ý tưởng sáng tạo không bị “lạc hướng” mà vẫn phục vụ đúng mục tiêu của chiến dịch.
Giúp đo lường và đánh giá hiệu quả: Brief thường bao gồm các KPI và tiêu chí đo lường, cho phép đánh giá kết quả sau chiến dịch. Khi có brief, các đội ngũ marketing và khách hàng đều có thể so sánh hiệu quả thực tế với mục tiêu ban đầu một cách rõ ràng, đánh giá xem chiến dịch đã thành công đến mức nào.
Quản lý kỳ vọng và trách nhiệm: Một brief chi tiết sẽ giúp quản lý kỳ vọng giữa các bên, đảm bảo rằng khách hàng hiểu rõ giới hạn và yêu cầu của chiến dịch. Điều này giảm thiểu xung đột hoặc thay đổi yêu cầu trong quá trình triển khai, giúp các bên thực hiện đúng trách nhiệm của mình.
Brief đóng vai trò như một “bản đồ” giúp hướng dẫn và kiểm soát mọi khía cạnh của một dự án marketing. Sự có mặt của một brief rõ ràng giúp chiến dịch dễ dàng đạt được hiệu quả tốt nhất và giảm thiểu các rủi ro, sai sót có thể xảy ra.
3. Hai loại Brief phổ biến hiện nay
Trong lĩnh vực marketing, hai loại brief phổ biến nhất hiện nay là Creative Brief (Brief sáng tạo) và Marketing Brief. Mỗi loại brief này có đặc điểm và mục đích sử dụng riêng:
3.1 Creative Brief (Brief sáng tạo)
Creative Brief được tạo ra và sử dụng trong nội bộ của công ty Marketing. Mục đích sử dụng của Creative Brief là phân phối các thông tin và truyền động lực để nhân sự sáng tạo phát huy năng lực và làm việc hiệu quả.
Mục đích:
Hướng dẫn đội ngũ sáng tạo (nhà thiết kế, copywriter, biên tập viên, v.v.) về những yêu cầu cụ thể của một chiến dịch hoặc dự án. Creative Brief chủ yếu tập trung vào việc truyền đạt thông điệp, phong cách và các yếu tố sáng tạo mà chiến dịch muốn đạt được.
Nội dung chính:
Mục tiêu chiến dịch: Xác định mục tiêu cần đạt.
Đối tượng mục tiêu: Chi tiết về khách hàng tiềm năng.
Thông điệp chính: Ý tưởng, thông điệp mà chiến dịch cần truyền tải.
Tone & Mood: Phong cách và cảm xúc mà chiến dịch muốn tạo ra.
Thời gian và ngân sách: Thời gian thực hiện, ngân sách cho các hoạt động sáng tạo.
Ứng dụng: Sử dụng trong các dự án cần sản xuất nội dung sáng tạo như quảng cáo, thiết kế, hoặc các nội dung truyền thông.
3.2 Communication Brief
Communication Brief là một tài liệu hướng dẫn chi tiết nhằm xác định các yếu tố quan trọng của chiến dịch truyền thông, từ đối tượng mục tiêu, thông điệp chính đến các kênh và chiến lược triển khai. Đây là một loại brief phổ biến trong các dự án truyền thông, quảng cáo, và PR, giúp đảm bảo mọi hoạt động truyền thông đều có định hướng rõ ràng và nhất quán.
Mục đích:
Nêu rõ mục đích của chiến dịch truyền thông, chẳng hạn như tăng nhận diện thương hiệu, cải thiện hình ảnh thương hiệu, hoặc thúc đẩy hành động cụ thể từ khách hàng.
Nội dung chính:
Đối tượng mục tiêu: Xác định khách hàng mà chiến dịch muốn tiếp cận, bao gồm các đặc điểm nhân khẩu học (tuổi, giới tính, nghề nghiệp), tâm lý học (sở thích, hành vi) và những nhu cầu cụ thể.
Thông điệp chính: Định nghĩa rõ ràng về thông điệp chính mà thương hiệu muốn truyền tải. Thông điệp này cần súc tích, dễ hiểu và phù hợp với mong muốn hoặc nhu cầu của đối tượng mục tiêu.
Giọng điệu và phong cách (Tone & Mood): Xác định phong cách và cảm xúc cần thể hiện trong nội dung truyền thông, chẳng hạn như thân thiện, chuyên nghiệp, hài hước, hoặc sang trọng.
Kênh truyền thông: Liệt kê các kênh truyền thông sẽ được sử dụng, như truyền hình, mạng xã hội, báo chí, hoặc quảng cáo trực tuyến, đảm bảo phù hợp với thói quen tiếp cận của đối tượng mục tiêu.
Thời gian và ngân sách: Xác định thời gian triển khai chiến dịch và ngân sách dự kiến để các bên có thể tính toán các phương án truyền thông hiệu quả nhất.
KPI và phương thức đo lường: Đưa ra các chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI) để theo dõi mức độ thành công của chiến dịch, ví dụ như tỷ lệ tương tác, số lượng lượt xem, tỷ lệ chuyển đổi, v.v.
Communication Brief giúp các bên tham gia có một cái nhìn thống nhất về mục tiêu và thông điệp của chiến dịch, đảm bảo rằng tất cả các hoạt động truyền thông đều đi đúng hướng. Nó đóng vai trò là “kim chỉ nam” cho các đội ngũ sáng tạo và quảng cáo, giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách, đồng thời tối ưu hiệu quả truyền thông.
Thông thường, Communication Brief có vai trò quan trọng hơn Creative Brief. Do đó, bạn nên dành thời gian và công sức đầu tư chi tiết cho Communication Brief để nhân sự làm việc hiệu quả hơn.
4. Các nguyên tắc cơ bản để tạo nên Brief tốt
Cho dù là communication brief hay creative brief thi để tạo nên một bản brief thành công, bạn cần ghi nhớ những nguyên tắc cơ bản để tạo nên một bản brief hoàn hảo và truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết.
Brief ở dạng văn bản
Brief cần được thực hiện ở dạng văn bản là nguyên tắc cơ bản nhất để tạo nên một bản brief. Ở dạng văn bản, người viết brief có thể trình bày ý tưởng một cách thoải mái nhưng vẫn rõ ràng và có hệ thống.
Điều này giúp người nhận brief dễ dàng đọc các ý tưởng và lưu trữ các bản brief. Brief ở dạng văn bản luôn nhận được sự đánh giá cao của các công ty agency khi gửi bản brief để được duyệt.
Định dạng chuẩn xác
Brief được gửi đi cần có định dạng chuẩn xác để các marketer nhanh chóng hiểu được và nắm rõ các nội dung cốt lõi, xác định và ghi nhớ những điều quan trọng, Các yếu tố giúp brief hấp dẫn và sáng tạo sẽ được bổ sung sau trong quá trình làm các chiến dịch quảng cáo.
Đơn giản mà rõ ràng
Mục đích chính của brief chính là để người nhận brief hiểu nhanh gọn đơn giản những nội dung được truyền tải. Brief là bản tóm tắt nội dung nên nội dung cần được rút gọn mà vẫn đầy đủ ý đảm bảo agency có thể nắm được mấu chốt của văn bản.
Các thông tin chi tiết hoặc văn bản bổ sung nên được gửi đính kèm riêng để tránh brief có nhiều nguồn thông tin làm chậm tiến độ công việc của cả hai bên.
Mục tiêu được trình bày logic
Mục đích chính của brief để truyền tải thông điệp mục tiêu của client đến với agency. Do đó, để agency có thể giúp bạn đạt được kết quả như mong muốn, các mong muốn cần được trình bày một cách rõ ràng.
Mục tiêu chung chung sẽ làm giảm tính truyền đạt thông tin của brief và có thể dẫn đến các mâu thuẫn căng thẳng giữa client and agency do sự hiểu lầm thông tin giữa hai bên. Mục tiêu trong brief nên bắt đầu bằng động từ và không cần có chủ ngữ.
Mục tiêu cũng nên có các số liệu và bối cảnh cụ thể để agency có thể dựa vào đó để đánh giá tính hiệu quả của chiến dịch Marketing, đặt ra các tiêu chuẩn có thể dao động được.
Lên ngân sách phù hợp
Client thường “ngại” khi đưa ra ngân sách cho các agency. Một trong những lý do để client “ngại” chính là do nỗi sợ agency sẽ chi quá mức cần thiết. Tuy nhiên, việc này chỉ đang ngăn cản sự hợp tác phát triển của cả hai bên.
Các khách hàng nên đề cập các ngân sách đầy đủ để agency có thể đưa ra các định hướng ý tưởng phù hợp với ngân sách được đưa ra.
Bên cạnh đó, agency cũng cần xây dựng lòng tin với khách hàng thông qua việc xây dựng các chiến dịch phù hợp hiệu quả mà vẫn không vượt quá ngân sách cũng như các chiến dịch vẫn đảm bảo được tính hiệu quả tốt nhất.
Deadline cụ thể, hợp lý
Khi gửi brief đến các agency, client cần có ngày deadline rõ ràng và có thời gian deadline phù hợp với cả hai. Agency phục vụ nhiều khách hàng cùng lúc, do đó sẽ rất khó cho agency nếu bạn yêu cầu kế hoạch ngay lập tức.
Thông thường, các dự án đều trải qua các giai đoạn như thảo luận trong team, trao đổi với account, lên ý tưởng và trình bày ý tưởng đến với client.
Client sẽ có quyền yêu cầu các agency làm lại và chỉnh sửa nếu họ chưa thật sự vừa lòng với bản kế hoạch được gửi. Sau khi cùng thống nhất được các ý tưởng cho chiến dịch, agency sẽ dựa trên brief để bắt đầu lên kế hoạch và thời gian thực hiện chiến dịch marketing một cách cụ thể và được triển khai dưới sự giám sát của khách hàng.
5. Quy trình dùng Brief của Client với Agency
Để tránh những mâu thuẫn không đáng có trong quá trình làm việc giữa client và agency, cần có quy trình cụ thể với brief. Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình làm việc.
Bước 1: Brief
Bản brief là bước đầu tiên trong bất kỳ dự án nào và brief để khách hàng cũng như agency giao tiếp dễ dàng hơn.
Khách hàng sẽ cung cấp brief cho agency bao gồm các thông tin cần thiết để agency có thể nắm bắt thông tin đầy đủ và lên kế hoạch cho các dự án chiến dịch quảng cáo bao gồm các thông tin sau:
Bối cảnh của doanh nghiệp hiện tại.
Đối tượng khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp.
Thông tin và hình ảnh liên quan đến sản phẩm và dịch vụ.
Thông điệp và các slogan muốn truyền tải về sản phẩm và dịch vụ để lan tỏa thương hiệu.
Mục tiêu của dự án là gì
Các vấn đề mà doanh nghiệp đang phải đối mặt và đối thủ cạnh tranh của họ là ai.
Những thông tin về ngân sách của dự án, các hoạt động phụ trợ…
Bước 2: Pitching
Sau khi nhận được Brief từ Client thì các Agency sẽ tham gia Pitching. Account và Planner sẽ lên một bản kế hoạch tổng quan cho chiến dịch gọi là Proposal và thuyết trình. Qua đó các Client sẽ chọn ra Agency phù hợp để thực hiện chiến dịch Marketing cho mình.
Bước 3: Planning
Sau khi agency đã nắm rõ các yêu cầu của khách hàng, họ sẽ lên các kế hoạch từ tổng quan cho đến chi tiết cho các chiến dịch marketing.
Kế hoạch tổng quan sẽ là các ý tưởng lớn, ngân sách được sử dụng cũng như chiến dịch sẽ được triển khai như thế nào trên các nền tảng nào.
Bước 4: Production
Bản kế hoạch sẽ được gửi lại client và nếu bản kế hoạch được thông qua, agency sẽ tiến hành triển khai kế hoạch như tiến hành sản xuất các nội dung, hình ảnh, video để đưa lên các kênh thông tin quảng bá như đã thống nhất trong bản kế hoạch.
Bước 5: Advertising
Để các chiến dịch đạt hiệu quả tốt nhất, agency cần cụ thể hoá các kế hoạch chạy quảng cáo để tiếp cận được tệp khách hàng tiềm năng và tối ưu quảng cáo.
Bước 6: Report & Payment
Sau khi hoàn thành các chiến dịch, client và agency sẽ cùng ngồi lại để đút kết các kinh nghiệm và rút bài học từ chiến dịch trên để cùng nhau phát triển trong các bài học trên. Và bước cuối cùng là khoản nghiệm thu và thanh toán giữa hai bên.
6. Câu hỏi thường gặp về Brief
Brief dùng để làm gì?
Brief giúp truyền tải mục tiêu, yêu cầu và kỳ vọng của khách hàng hoặc người quản lý đến các đội ngũ thực hiện, như đội ngũ sáng tạo, marketing, hoặc truyền thông. Nó giúp đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ mục tiêu chung và cùng làm việc hướng đến kết quả cuối cùng.
Brief khác gì với Proposal?
Brief là một tài liệu hướng dẫn nội bộ, cung cấp thông tin chi tiết cho đội ngũ thực hiện dự án. Proposal là một đề xuất được gửi đến khách hàng hoặc đối tác, để họ xem xét và phê duyệt dự án trước khi tiến hành.
Một bản Brief cần có những yếu tố gì?
Các yếu tố cơ bản của một brief bao gồm: mục tiêu dự án, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, giọng điệu và phong cách, kênh truyền thông, ngân sách, và KPI hoặc các chỉ số đo lường hiệu quả.
Làm thế nào để viết một bản Brief hiệu quả?
Để viết một bản brief hiệu quả, bạn cần: hiểu rõ mục tiêu dự án, nghiên cứu kỹ về đối tượng mục tiêu, giữ cho nội dung ngắn gọn, rõ ràng, và tập trung vào các yếu tố cốt lõi. Cần đảm bảo rằng brief dễ hiểu và có tính ứng dụng cao.
Ai là người chịu trách nhiệm viết Brief?
Thông thường, người quản lý dự án hoặc chuyên viên marketing sẽ viết brief, tuy nhiên, người viết có thể là bất kỳ ai có sự hiểu biết rõ về dự án và yêu cầu của khách hàng. Brief sau đó được chia sẻ và chỉnh sửa (nếu cần) bởi các bên liên quan.
Thời điểm nào là tốt nhất để viết Brief?
Brief nên được viết ở giai đoạn đầu của dự án, trước khi các đội ngũ thực hiện bắt tay vào công việc. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều có định hướng và hiểu rõ mục tiêu từ khi bắt đầu.
Làm thế nào để đánh giá một bản Brief tốt?
Một brief tốt cần đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ các thông tin cần thiết và có tính thực tiễn cao. Nếu brief giúp các đội ngũ thực hiện nắm rõ mục tiêu và triển khai đúng hướng ngay từ đầu, đó là một bản brief hiệu quả.
