OKR là gì? Một số công cụ OKR miễn phí

“OKR” là viết tắt của Objectives and Key Results. OKR là công cụ lãnh đạo và thiết lập mục tiêu hiệu quả để truyền đạt những gì bạn muốn đạt được và những cột mốc quan trọng bạn cần phải đáp ứng để hoàn thành nó. OKR được một số tổ chức hàng đầu thế giới sử dụng để thiết lập và thực thi các chiến lược của họ.

Trong bài viết này, bạn sẽ cùng SEO HOT tìm hiểu OKR là gì, các loại OKR, lợi ích  xem cách chúng được sử dụng và cung cấp một số ví dụ về OKR.

1. OKR là gì?

OKR cung cấp khuôn khổ để doanh nghiệp thực hiện và đạt được các chiến lược mong muốn thông qua việc thiết lập mục tiêu hợp tác, đơn giản. OKR đã giúp nhiều tổ chức, bao gồm cả Google, thiết lập thành công các ưu tiên, tạo sự liên kết nội bộ, tăng cường trách nhiệm giải trình và đạt được mục tiêu của họ.

Phương pháp OKR ban đầu được phát triển vào những năm 1970 bởi giám đốc điều hành Intel Andrew Grove, người đã dạy một trong những nhân viên bán hàng thành công nhất của công ty, John Doerr, về khái niệm này.

Doerr sau đó phục vụ trong hội đồng quản trị của Google và giới thiệu những người sáng lập Larry Page và Sergey Brin về OKRs. Google đã triển khai OKR vào năm 1999 và sử dụng chúng hàng quý kể từ đó. Các tổ chức lớn trên toàn cầu, bao gồm Disney, Samsung và Amazon, hiện sử dụng OKR để giúp tập trung nguồn lực và hoàn thành mục tiêu của mình.

1.1 OKR được sử dụng như thế nào?

OKR hiệu quả nhất giúp các thành viên trong nhóm hiểu rõ những gì họ đang cố gắng đạt được cũng như cách họ đo lường các cột mốc trên con đường đạt được nó. OKR nhằm mục đích cung cấp khuôn khổ cho các nhóm chứ không phải cá nhân và quy trình này được thiết kế để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của doanh nghiệp đang cùng nhau hướng tới các mục tiêu giống nhau.

OKRs được tạo thành từ hai thành phần: Mục tiêu (Objectives) và Kết quả then chốt (Key Results). Một Mục tiêu thường được theo sau bởi hai đến ba tuyên bố về Kết quả then chốt.

Mục tiêu là những mục tiêu cụ thể và được xác định rõ ràng sẽ có tác động lớn đến doanh nghiệp. Chúng phải mang tính thách thức nhưng có thể đạt được và phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Kết quả then chốt là cách đo lường hoặc giám sát tiến trình của một mục tiêu trên con đường đạt được mục tiêu. Kết quả then chốt đóng vai trò là kết quả cung cấp bằng chứng về việc liệu mục tiêu đã đạt được hay mục tiêu đã hoàn thành hay chưa.

Tuyên bố bằng văn bản cho OKR trông như thế này:

Chúng tôi sẽ __(objective)__được đo bằng __ (key results)__.

1.2 Khi nào nên sử dụng OKR

Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể, đầy thách thức có thể giúp nâng cao sự gắn kết và hài lòng của nhân viên. OKR có thể được sử dụng để thiết lập mục tiêu hàng quý, sáu tháng hoặc hàng năm, tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức cũng như những gì một nhóm nội bộ đồng ý.

OKR đã trở nên đặc biệt hữu ích khi xu hướng làm việc từ xa ngày càng gia tăng vì khuôn khổ này khuyến khích quy trình làm việc hiệu quả, cho phép giao tiếp và gắn kết nhân viên với các mục tiêu của công ty, ngay cả khi chúng trải rộng trên nhiều địa điểm.

1.3 Các ví dụ về OKR

OKR là một trong những công cụ đơn giản nhất để hầu hết mọi loại hình kinh doanh sử dụng làm khuôn khổ thiết lập mục tiêu. Việc triển khai OKR bắt đầu bằng việc viết một tuyên bố khách quan rõ ràng, đầy tham vọng và bao gồm cả mốc thời gian. Bước tiếp theo là quyết định ba đến năm kết quả chính có thể định lượng và hành động để đạt được mục tiêu.

Ví dụ về OKR Marketing

OKR: Tăng nhận thức về thương hiệu vào năm 2023.

Kết quả chính:

• Đạt được ít nhất 10.000 người theo dõi mới trên TikTok
• Tạo 15 quan hệ đối tác influencer
• Tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 3%

Ví dụ về OKR khách sạn

OKR: Giảm thời gian chờ đợi 15 phút và cải thiện sự hài lòng của khách hàng vào cuối năm.

Kết quả chính:

• Triển khai hệ thống danh sách chờ hàng đợi ảo
• Cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực cho khách hàng về thời gian chờ đợi dự kiến của họ
• Tăng tốc độ phục vụ để giảm thời gian chờ đợi trung bình

Ví dụ về OKR Nhân sự

OKR: Tạo hệ thống hội nhập nhân viên mới tốt hơn trong vòng sáu tháng.

Kết quả chính:

• Hoàn thành khảo sát tất cả nhân viên mới về trải nghiệm làm quen của họ
• Nghiên cứu ít nhất ba quy trình giới thiệu của đối thủ cạnh tranh
• Gặp gỡ các quản lý bộ phận để nhận phản hồi về quá trình giới thiệu

Ví dụ về OKR hoạt động

OKR: Thiết lập văn hóa tôn trọng vào cuối quý.

Kết quả chính:

• Tổ chức hội thảo về sự đa dạng và nâng cao nhận thức cho tất cả nhân viên tham dự
• Biến trách nhiệm giải trình thành một trong những giá trị được đặt tên của tổ chức
• Chỉ định quyền sở hữu cho các dự án và sáng kiến

2. Các loại OKR

Với sự trợ giúp của OKR, các tổ chức có thể xác định và đáp ứng các mục tiêu trước mắt của mình, đồng thời chuẩn bị cho những thách thức trong tương lai. Những khuôn khổ này cung cấp một trong những cách đáng tin cậy và hiệu quả nhất để doanh nghiệp đặt ra các mục tiêu có thể đạt được và theo dõi tiến trình của họ.

OKR cam kết

Còn được gọi là “mục tiêu kéo dài”, OKR cam kết là những kết quả thực tế và nhóm có thể đạt được. Chúng là những mục tiêu quan trọng nhất, những mục tiêu mà mọi người đều đồng ý cần phải hoàn thành và sẵn sàng điều chỉnh các nguồn lực để đạt được.

OKR khát vọng

OKR khát vọng, hay còn gọi là “moonshot”, là những mục tiêu cao cả, đầy tham vọng nhưng rất có thể sẽ không đạt được. Thất bại là điều được mong đợi đối với các OKR đầy tham vọng, bởi vì mục đích và nỗ lực là những gì đang được tôn vinh, thay vì kết quả.

OKR từ trên xuống so với OKR từ dưới lên

Ngoài việc hiểu 2 loại OKR cơ bản này, bạn cũng có thể cân nhắc xem mình muốn đặt mục tiêu từ góc độ từ trên xuống hay từ dưới lên.

OKR từ trên xuống, còn được gọi là OKR xếp tầng, là các mục tiêu do lãnh đạo cấp cao nhất của công ty đặt ra, truyền xuống các trưởng bộ phận, người quản lý và từng nhân viên, mỗi người nắm quyền sở hữu các Kết quả chính cụ thể hỗ trợ cho Mục tiêu cấp cao.

Mặc dù OKR từ trên xuống rất phù hợp để sắp xếp các nhóm xung quanh các mục tiêu đầy tham vọng của toàn tổ chức, nhưng OKR từ dưới lên đến từ các nhân viên ở các cấp công ty cũng cần thiết để khuyến khích sự sáng tạo, động lực và quyền sở hữu cá nhân.

3. Lợi ích của OKR

OKR mang lại nhiều lợi ích, bao gồm sự rõ ràng, nâng cao khả năng giao tiếp và chiến lược toàn tổ chức mạch lạc, minh bạch.

John Doerr luôn nói về F.A.C.T.S. khi mô tả lợi ích của OKRs. F.A.C.T.S. là viết tắt của:

• Focus – Trọng tâm: OKR cho phép một nhóm tập hợp lại theo một nhóm nhỏ các ưu tiên được lựa chọn cẩn thận.

Theo Doerr, không nên đặt quá bảy OKR, với con số tối ưu là ba hoặc bốn. Việc gắn bó với những con số nhỏ hơn này mang lại không gian cho lợi ích đầu tiên, đó là sự tập trung.

Khi chỉ có một vài mục tiêu, việc ưu tiên những việc cần làm sẽ dễ dàng hơn, quyết định mục tiêu quan trọng nhất là gì và bám sát mốc thời gian.

• Alignment – Căn chỉnh: OKR cung cấp một phương pháp để toàn bộ tổ chức điều chỉnh các mục tiêu của mình ở mọi cấp độ với các ưu tiên cấp cao nhất và với mục đích cuối cùng của nó.

Nhiều công ty bắt đầu sử dụng OKR với mục tiêu điều chỉnh, nghĩa là mọi người đều đầu tư vào tầm nhìn và kết quả đạt được. Giữ cho các nhóm được thống nhất, thay vì mọi người làm việc riêng lẻ hoặc di chuyển theo các hướng khác nhau, đồng nghĩa với việc có khả năng thành công cao hơn.

• Commitment – Cam kết: OKR yêu cầu mức độ cam kết tập thể từ các bên liên quan để lựa chọn và tuân thủ các ưu tiên đã thống nhất.

Việc tạo ra một khuôn khổ tập trung, phù hợp đòi hỏi sự cam kết, cần phải bắt đầu từ trên xuống và đi xuống. Cần phải có trách nhiệm giải trình và tính minh bạch để mọi thành viên trong nhóm có thể theo dõi đúng tiến độ, đạt được các cột mốc quan trọng và đáp ứng mong đợi.

• Tracking – Theo dõi: OKR cho phép một nhóm hoặc tổ chức theo dõi tiến trình hướng tới mục tiêu và biết sớm hơn khi nào cần thay đổi chiến thuật.

Việc đo lường OKR được thực hiện đơn giản thông qua việc sử dụng tính năng theo dõi bằng các số liệu được xác định bằng các kết quả chính bằng văn bản. Các cuộc họp nhất quán hàng tuần để xem xét tiến độ và khắc phục mọi vấn đề nhằm đảm bảo rằng sự liên kết vẫn được duy trì.

• Stretching – Kéo dài: OKR trao quyền cho các nhóm đặt ra các mục tiêu vượt ra ngoài hoạt động kinh doanh như thường lệ và tạo ra những thay đổi quan trọng, có ý nghĩa.

Mục đích đằng sau việc kéo dài thời gian là các doanh nghiệp sẽ đặt ra các mục tiêu đầy thách thức và các kết quả chính, dù biết rằng họ có thể sẽ không đạt được mục tiêu. Phương pháp kéo dài của Doerr cho rằng không thể đáp ứng mọi mục tiêu và theo thời gian, các công ty sẽ tiếp tục phát triển dựa trên những kết quả quan trọng trong quá khứ của họ và tiếp tục đẩy mạnh hơn nữa.

4. Các lỗi thường gặp khi sử dụng OKR

– Dùng OKR để lập danh sách công việc: OKR được lập ra để đo lường giá trị của doanh nghiệp chứ không được dùng cho những công việc hàng ngày. OKR mang lại những giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là thước đo tiến độ hoàn thành mục tiêu. Do đó cần xác định rõ về công việc thường nhật và giá trị của công ty.

– Đặt ra quá nhiều OKR: Khi doanh nghiệp đặt quá nhiều mục tiêu trong một thời gian nhất định sẽ không có sự ưu tiên cho công việc, lan man và gây mất tập trung vào những giá trị công ty. Từ đó dẫn đến không đạt được những kết quả vượt bậc.

– Không có sự điều chỉnh OKR: OKR đã được công bố minh bạch trong nội bộ và họp đánh giá định kỳ hàng tuần, hàng tháng. Nhằm giúp mọi người dễ dàng theo dõi và cân chỉnh phù hợp hơn cho quá trình làm việc. Ngoài ra, OKR được xem như một công cụ quản lý mục tiêu cho cả doanh nghiệp, do đó việc xem xét và điều chỉnh giữa các phòng ban là điều cần thiết để hoàn thành mục tiêu đề ra.

– Tạo ra nhưng không tập trung vào OKR: OKR cần được nhìn nhận và thực hiện như một nét văn hóa của doanh nghiệp thì mới tạo được nền tảng vững chắc. Do đó, mỗi cá nhân cần phải thường xuyên cập nhật các nội dung để tránh trường hợp xem OKR như một bản kế hoạch.

5. Một số công cụ OKR miễn phí

Dưới đây là một số công cụ quản lý OKR miễn phí mà bạn có thể sử dụng để thiết lập và theo dõi OKR trong tổ chức của bạn:

• Google Sheets/Google Docs: Google Sheets và Google Docs có thể được sử dụng để tạo và theo dõi OKR dễ dàng. Bạn có thể tạo các bảng tính và tài liệu để ghi chép mục tiêu và kết quả chính.
• Trello: Trello là một công cụ quản lý dự án miễn phí với khả năng tạo bảng, danh sách, và thẻ. Bạn có thể sử dụng Trello để theo dõi tiến độ và quản lý OKR.
• Asana: Asana là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ có phiên bản miễn phí. Bạn có thể sử dụng Asana để tạo và quản lý OKR và các công việc liên quan.
• Notion: Notion là một nền tảng ghi chép và quản lý dự án đa năng. Bạn có thể tạo các trang và cơ sở dữ liệu để theo dõi OKR và các thông tin liên quan.
• ClickUp: ClickUp cung cấp phiên bản miễn phí với nhiều tính năng quản lý dự án và OKR. Bạn có thể sử dụng ClickUp để thiết lập và theo dõi mục tiêu và kết quả chính.
• Wekan: Wekan là một công cụ quản lý dự án mã nguồn mở dựa trên Trello. Bạn có thể tự host Wekan hoặc sử dụng phiên bản trực tuyến miễn phí.
• Weekdone: Weekdone là một công cụ OKR trực tuyến được thiết kế đặc biệt cho việc quản lý mục tiêu và kết quả chính. Phiên bản cơ bản là miễn phí.
• Coda: Coda là một nền tảng tạo tài liệu tương tác có thể được sử dụng để tạo các bảng tính và hệ thống quản lý OKR.
• Simple OKR: Simple OKR là một dịch vụ quản lý OKR trực tuyến miễn phí dành riêng cho việc tạo, theo dõi, và báo cáo OKR.
• Freedcamp: Freedcamp là một công cụ quản lý dự án và công việc có phiên bản miễn phí với khả năng tạo danh sách công việc dựa trên OKR.

Lưu ý rằng các phiên bản miễn phí của các công cụ này có thể giới hạn về tính năng so với phiên bản trả phí. Tuy nhiên, chúng vẫn rất hữu ích để bắt đầu với việc quản lý OKR trong tổ chức của bạn.

6. Các câu hỏi thường gặp về OKR

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về OKR (Mục tiêu và Kết quả) và câu trả lời cho chúng:

1. OKR là gì?

Trả lời: OKR là viết tắt của “Mục tiêu và Kết quả” (Objectives and Key Results). Đây là một hệ thống quản lý hiệu quả giúp tổ chức thiết lập mục tiêu cụ thể và đo lường thành tựu.

2. Mục tiêu (Objectives) và Kết quả chính (Key Results) khác nhau như thế nào?

Trả lời: Mục tiêu (Objectives) là mục tiêu tổng quan và thường không đo lường bằng số liệu. Chúng mô tả những gì bạn muốn đạt được. Kết quả chính (Key Results) là các chỉ số cụ thể và đo lường để xác định xem mục tiêu đã được đạt hay chưa.

3. Tại sao nên sử dụng OKR?

Trả lời: OKR giúp tạo ra sự tập trung, đo lường rõ ràng và cơ hội học hỏi từ thất bại. Chúng làm cho mục tiêu tổ chức trở nên rõ ràng hơn và động viên sự tham gia của nhân viên.

4. Làm thế nào để thiết lập OKR hiệu quả?

Trả lời: Để thiết lập OKR hiệu quả, hãy đảm bảo rằng chúng liên kết với chiến lược tổng thể của tổ chức, có đo lường cụ thể, được thảo luận và phê duyệt một cách công bằng và rõ ràng.

5. OKR nên được thiết lập trong khoảng thời gian nào?

Trả lời: OKR thường được thiết lập theo chu kỳ, ví dụ: hàng quý, hàng năm. Thời gian thiết lập OKR có thể thay đổi tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức.

6. Làm thế nào để theo dõi và đánh giá OKR?

Trả lời: OKR cần được theo dõi và đánh giá định kỳ, thường là hàng tuần hoặc hàng tháng. Điều này đảm bảo rằng tiến độ được theo dõi và các điều chỉnh cần thiết được thực hiện.

7. OKR có thể thay đổi trong quá trình không?

Trả lời: Có, OKR có thể thay đổi trong quá trình nếu có sự thay đổi trong chiến lược hoặc trong môi trường kinh doanh.

8. Làm thế nào để đảm bảo rằng OKR được thực hiện một cách hiệu quả?

Trả lời: Để đảm bảo OKR được thực hiện hiệu quả, cần có sự cam kết từ lãnh đạo và nhân viên, phải có tài nguyên và hỗ trợ cần thiết, và cần thường xuyên theo dõi và cung cấp phản hồi.

9. Có ví dụ cụ thể về OKR không?

Trả lời: Ví dụ về OKR có thể là:

Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng cho sản phẩm A.
Kết quả chính: Đạt 10.000 đơn đặt hàng cho sản phẩm A trong quý này.

Mục tiêu: Cải thiện trải nghiệm khách hàng trên website.
Kết quả chính: Giảm thời gian tải website xuống dưới 2 giây trong vòng 2 tháng.

10. OKR phù hợp với tất cả loại tổ chức không?

Trả lời: OKR có thể phù hợp với hầu hết các loại tổ chức, từ doanh nghiệp công nghệ đến tổ chức phi lợi nhuận. Tuy nhiên, việc triển khai OKR có thể cần phải điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng tổ chức.