PR là gì? Chức năng, các loại hình và tầm quan trọng của PR

Trong bài viết này, SEO HOT sẽ giải thích những kiến thức cơ bản về PR là gì, các chức năng và các loại PR phổ biến. Cùng với đó là so sánh sự khác biệt giữa PR so với Marketing và Quảng cáo

Hình ảnh doanh nghiệp là một khía cạnh quan trọng của nhận thức về thương hiệu, ảnh hưởng đến việc liệu khách hàng tiềm năng của bạn có biết, thích và tin tưởng bạn hay không.

Hình ảnh trước công chúng chiếm 63% giá trị của hầu hết các công ty hiện nay. Khi có sai sót hoặc khi danh tiếng của công ty bị xấu đi, điều đó sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ các hoạt động của công ty. Và mất khoảng 4 đến 7 năm để một công ty vượt qua một danh tiếng tiêu cực.

Do đó, điều quan trọng đối với một công ty là đầu tư vào các chiến lược Public relations (PR) tốt để duy trì mối quan hệ có lợi với công chúng.

1. PR là gì?

PR là viết tắt của “Public relations” được hiểu là quan hệ công chúng. Nó là một quá trình giao tiếp chiến lược mà các công ty, cá nhân và tổ chức sử dụng để xây dựng các quan hệ giao tiếp cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực của mình.

Nói một cách dễ hiểu, quan hệ công chúng là một quá trình được lập chiến lược nhằm quản lý việc phát hành và truyền bá thông tin liên quan đến tổ chức đến công chúng nhằm duy trì danh tiếng có lợi về tổ chức và thương hiệu của tổ chức đó.

Quá trình này tập trung vào các yếu tố:

Thông tin nào nên được công bố?
Nó nên được soạn thảo như thế nào?
Nó sẽ được phát hành như thế nào?
Phương tiện nào nên được sử dụng để phát hành thông tin?

Mục tiêu của PR là gì?

Mục tiêu chính của PR là duy trì danh tiếng tích cực của thương hiệu và duy trì mối quan hệ chiến lược với công chúng, khách hàng tiềm năng, đối tác, nhà đầu tư, nhân viên và các bên liên quan khác, dẫn đến hình ảnh tích cực của thương hiệu và làm cho thương hiệu có vẻ trung thực, thành công, quan trọng và phù hợp.

2. Chức năng của PR là gì?

PR khác với quảng cáo, chúng không được thực hiện bằng việc mua quảng cáo hay tập trung vào các chương trình khuyến mại.

Vai trò chính của PR là quảng bá thương hiệu bằng cách sử dụng nội dung biên tập xuất hiện trên các tạp chí, báo, kênh tin tức, website, blog và các chương trình truyền hình.

Việc sử dụng phương tiện kiếm được hoặc miễn phí để quảng cáo có những lợi ích riêng vì thông tin về những phương tiện này không được mua. Nó có sự xác thực của bên thứ ba và do đó không bị công chúng xem với sự hoài nghi.

Ưu điểm của PR là gì?

Sự tín nhiệm: Công chúng tin tưởng thông điệp đến từ một bên thứ ba đáng tin cậy hơn nội dung được quảng cáo.
Phạm vi tiếp cận: Một chiến lược PR tốt có thể thu hút nhiều hãng tin tức, hiển thị nội dung cho một lượng lớn khán giả. Hơn nữa, phương tiện này có thể giúp công ty tận dụng một số điểm tiếp xúc hữu cơ mà khó có thể tận dụng được.
Hiệu quả về chi phí: PR là một kỹ thuật hiệu quả về chi phí để tiếp cận lượng lớn khán giả so với quảng cáo trả tiền.
Truyền thông tốt hơn: PR giúp công ty truyền tải thông tin đến công chúng nhiều hơn các hình thức truyền thông khác.

Nhược điểm của PR là gì?

Không có quyền kiểm soát trực tiếp: Không giống như các phương tiện trả phí, không có quyền kiểm soát trực tiếp đối với nội dung được phân phối thông qua phương tiện kiếm được. Đây là rủi ro lớn nhất khi đầu tư vào PR.
Khó đo lường thành công: Rất khó để đo lường và đánh giá hiệu quả của một chiến dịch PR.
Không có kết quả được đảm bảo: Việc xuất bản một thông cáo báo chí không được đảm bảo vì thương hiệu không trả tiền cho nó. Các phương tiện truyền thông chỉ xuất bản nó nếu họ cảm thấy rằng nó sẽ thu hút được khán giả mục tiêu của mình.

3. Các loại PR phổ biến

Theo chức năng của bộ phận / cơ quan quan hệ công chúng, PR có thể được chia thành 7 loại. Đó là:

Quan hệ truyền thông: Thiết lập mối quan hệ tốt với các tổ chức truyền thông và đóng vai trò là nguồn nội dung của họ.
Quan hệ nhà đầu tư: Xử lý các sự kiện của nhà đầu tư, phát hành báo cáo tài chính và hồ sơ pháp lý, đồng thời xử lý các nhà đầu tư, nhà phân tích và các thắc mắc và khiếu nại của giới truyền thông.
Quan hệ với chính phủ: Đại diện cho thương hiệu trước chính phủ về việc thực hiện các chính sách như trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, cạnh tranh bình đẳng, bảo vệ người tiêu dùng, bảo vệ nhân viên, v.v.
Quan hệ cộng đồng: Xử lý khía cạnh xã hội của thương hiệu và thiết lập danh tiếng tích cực trong lĩnh vực xã hội như bảo vệ môi trường, giáo dục, v.v.
Quan hệ nội bộ: Tư vấn cho nhân viên của tổ chức về các chính sách, quá trình hoạt động, trách nhiệm của tổ chức và trách nhiệm của họ. Hợp tác với họ trong các buổi giới thiệu sản phẩm và sự kiện đặc biệt.
Quan hệ khách hàng: Xử lý các mối quan hệ với thị trường mục tiêu và dẫn dắt người tiêu dùng. Thực hiện nghiên cứu thị trường để biết thêm về sở thích, thái độ và ưu tiên của khách hàng và xây dựng chiến lược để gây ảnh hưởng tương tự bằng cách sử dụng các phương tiện truyền thông kiếm được.
Marketing truyền thông: Hỗ trợ các nỗ lực Marketing liên quan đến việc ra mắt sản phẩm, các chiến dịch đặc biệt, nhận thức về thương hiệu, hình ảnh và định vị.

4. Chuyên gia PR là gì?

Một chuyên gia quan hệ công chúng chịu trách nhiệm tạo và thực hiện chiến lược PR, giúp một doanh nghiệp hoặc cá nhân tạo dựng danh tiếng tích cực thông qua các kênh và hình thức không trả tiền hoặc kiếm được khác nhau, bao gồm báo chí, truyền thông xã hội và tương tác trực tiếp.

Họ cũng giúp khách hàng bảo vệ danh tiếng của họ trong các cuộc khủng hoảng đe dọa uy tín của họ.

Để hiểu được điều này, trước tiên bạn phải xem xét hai mặt của PR: mặt kể chuyện tích cực và mặt kiểm soát thiệt hại tiêu cực.

4.1 Quan hệ công chúng tích cực

Nếu một tổ chức chủ động về hình ảnh của họ, họ có thể sẽ đầu tư vào các mối quan hệ công chúng tích cực, nơi một chuyên gia PR giúp mô tả danh tiếng, ý tưởng, sản phẩm, vị trí hoặc thành tích của thương hiệu theo một cách tích cực.

Vì vậy, theo một nghĩa nào đó, bạn có thể coi các chuyên gia PR như những người kể chuyện. Không giống như các nhà quảng cáo, những người kể câu chuyện thông qua các phương pháp trả tiền, các chuyên gia PR kể câu chuyện của họ thông qua các phương tiện truyền thông không trả tiền hoặc kiếm được.

4.2 Quan hệ công chúng tiêu cực

PR không chỉ được sử dụng để kể chuyện tích cực. Nó cũng được sử dụng để giảm thiểu bất kỳ thiệt hại nào có thể làm suy yếu danh tiếng của khách hàng.

Nếu cuộc thảo luận của công chúng xung quanh một thương hiệu cụ thể có cảm giác tiêu cực, có thể là do kết quả của công chúng hoặc tin tức tiêu cực, công việc của chuyên gia PR là tư vấn cho tổ chức về cách tiến hành.

Rốt cuộc, nếu có các cuộc trò chuyện, thì một tổ chức nên chia sẻ khía cạnh câu chuyện của họ. Tuy nhiên, cách họ trả lời sẽ có tác động đến nhận thức của công chúng. Nếu thực hiện không tốt, nó có thể làm cho tình hình tồi tệ hơn.

Một chuyên gia PR sau đó sẽ được giao nhiệm vụ:

Xử lý khủng hoảng truyền thông
Kiểm soát thiệt hại
Phản hồi và / hoặc nhắn tin xin lỗi
Chiến lược khôi phục danh tiếng

5. Tầm quan trọng của PR

Với hơn 63% giá trị của hầu hết các công ty phụ thuộc vào hình ảnh đại chúng của họ, quan hệ công chúng ngày nay đã trở thành một chủ đề rất quan trọng vì nhiều lý do:

Xây dựng hình ảnh thương hiệu

Hình ảnh thương hiệu được nâng cao khi khách hàng mục tiêu biết về nó thông qua phương tiện truyền thông của bên thứ ba. Một chiến lược quan hệ công chúng tốt sẽ giúp thương hiệu xây dựng hình ảnh của mình theo cách mà họ muốn.

Đó là cơ hội

Chiến lược quan hệ công chúng làm cho thương hiệu tận dụng các cơ hội. Google đã đưa tin về việc quyên góp cho Ebola. Facebook thúc đẩy quyền của LGBT. Coca-Cola đã thực hiện một chiêu trò PR chống lại bệnh béo phì.

Những cơ hội này thậm chí còn thu hút nhiều người có ảnh hưởng chia sẻ câu chuyện thương hiệu với những người theo dõi họ.

Thúc đẩy giá trị thương hiệu

PR được sử dụng để gửi đi những thông điệp tích cực phù hợp với giá trị và hình ảnh của thương hiệu. Điều này xây dựng danh tiếng của thương hiệu.

Tăng cường quan hệ cộng đồng

Các chiến lược PR được sử dụng để truyền tải rằng thương hiệu là một phần của xã hội cũng như đối tượng mục tiêu. Điều này tạo dựng nên mối quan hệ bền chặt của thương hiệu với công chúng.

6. PR so với Marketing và Quảng cáo

PR đề cập đến việc truyền đạt các thông điệp được soạn thảo một cách chuyên nghiệp bằng cách sử dụng các phương tiện truyền thông không phải trả tiền / kiếm được để xây dựng mối quan hệ cùng có lợi với công chúng.

Mặt khác, quảng cáo là một thông điệp truyền thông phải trả phí nhằm thông báo cho mọi người về điều gì đó hoặc để họ mua hoặc thử thứ gì đó.

Marketing là chiếc ô mà dưới đó tất cả các bộ phận xử lý việc tạo ra, giao tiếp, phân phối và trao đổi. Vì thế, PR là một tập hợp con của Marketing. Tất cả mọi thứ mà bộ phận PR làm được xác định bởi các mục tiêu Marketing do tổ chức đặt ra.

Đọc thêm: