Những năm gần đây đã chỉ ra rằng mọi người có thể làm việc ở hầu hết mọi nơi, có thể là văn phòng tại nhà, không gian làm việc chung, quán cà phê hoặc bất kỳ nơi nào có kết nối Internet.
Khi nhu cầu về tính linh hoạt tăng lên, số lượng lựa chọn mà các công ty có khi tìm kiếm địa điểm cho doanh nghiệp của mình cũng tăng theo.
Một số điều phổ biến nhất mà họ cân nhắc khi tìm kiếm không gian văn phòng bao gồm vị trí và chi phí. Và điều đó không có gì ngạc nhiên khi có một địa chỉ ở trung tâm thành phố hoặc nằm ở các quận lớn trong thành phố là một trong những dấu hiệu đánh dấu một doanh nghiệp đáng tin cậy, có uy tín.
Tuy nhiên, những khu vực uy tín như vậy đều có giá thuê rất cao. Không gian văn phòng ở các quận trung tâm thường được nhiều công ty tìm kiếm và đồng nghĩa với việc tốn rất nhiều chi phí thuê.
May mắn thay, có một cách giải quyết đơn giản cho phép bạn tận dụng lợi ích của địa chỉ ở trung tâm thành phố mà không phải trả chi phí quá cao để thuê văn phòng thông thường và đây là lúc các văn phòng ảo phát huy tác dụng.
1. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là một dịch vụ cung cấp địa chỉ kinh doanh và các dịch vụ văn phòng mà không yêu cầu doanh nghiệp có một vị trí vật lý cụ thể. Thông thường, các doanh nghiệp và nhà sáng tạo sử dụng văn phòng ảo để tạo ra một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp và có mặt trên thị trường mà không cần phải có một văn phòng truyền thống.
Ví dụ đơn giản về văn phòng ảo:
Bạn có thể có địa chỉ văn phòng tại đây:
nhưng thực sự làm việc từ đây:
2. Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?
Văn phòng ảo hoạt động như không gian văn phòng thông thường theo hợp đồng. Các doanh nghiệp thuê không gian văn phòng ảo giống như cách họ thuê không gian văn phòng thực. Tuy nhiên, không giống như những văn phòng truyền thống, những văn phòng này không cung cấp không gian vật lý chuyên dụng.
Nói chung, văn phòng ảo là không gian văn phòng thực tế hoặc không gian làm việc chung mở rộng mô hình kinh doanh của họ bằng cách cho các doanh nghiệp mượn địa chỉ của họ.
Họ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ mà họ có thể sử dụng để làm các thủ tục giấy tờ chính thức và nhận thư. Hơn nữa, một số không gian văn phòng cũng có thể bao gồm việc sử dụng không thường xuyên phòng họp và các dịch vụ giá trị gia tăng khác như dịch vụ lễ tân, tiếp nhận cuộc gọi v.v. trong gói của họ.
Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho bạn một địa chỉ văn phòng và dịch vụ kèm theo
3. Văn phòng ảo cung cấp những gì?
Các gói và dịch vụ của văn phòng ảo khác nhau đối với các thương hiệu khác nhau. Các văn phòng này cung cấp sự kết hợp của cả dịch vụ vật lý và ảo.
Các dịch vụ vật chất bao gồm:
Địa chỉ doanh nghiệp: Đó là địa chỉ được công nhận tại tòa nhà văn phòng thực tế mà doanh nghiệp thuê làm địa chỉ chính thức hoặc địa chỉ gửi thư. Các doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ này cho các mục đích chính thức như làm giấy phép kinh doanh, tiếp thị và gửi thư, cùng nhiều mục đích khác.
Quản lý thư: Văn phòng cung cấp phương tiện để quản lý, lưu trữ hoặc chuyển tiếp thư thực tế gửi đến doanh nghiệp hoặc nhân viên của doanh nghiệp.
Nhân viên lễ tân tại chỗ: Nhân viên lễ tân đảm nhiệm việc xử lý thư từ (nhận và chuyển tiếp chúng đến các địa chỉ thay thế) và giúp sắp xếp mọi thứ trong trường hợp sắp xếp các cuộc họp trong văn phòng.
Phòng họp và không gian văn phòng: Người dùng cũng có quyền truy cập tùy chọn vào không gian làm việc thực tế với phòng họp, bàn làm việc ban ngày và văn phòng riêng. Việc truy cập được sắp xếp dựa trên số giờ hoặc ngày. Một số gói văn phòng ảo có số giờ nhất định được bao gồm trong phí hàng tháng, trong khi các gói khác tính phí thuê phòng họp theo giờ.
In ấn & dịch vụ fax: Một số văn phòng ảo sẽ cung cấp dịch vụ in ấn, fax và photocopy. Đôi khi, họ sẽ có người tại chỗ có thể xử lý việc này giống như nhân viên lễ tân. Bạn có thể bị giới hạn số lượng bản sao có thể in hoặc tạo, nhưng hãy nhớ đọc các điều khoản trong thỏa thuận của bạn và đảm bảo nó phù hợp với những gì bạn cần.
Với sự tiện lợi và chi phí thấp hơn so với việc thuê văn phòng truyền thống, văn phòng ảo là một lựa chọn phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp và chủ doanh nghiệp độc lập.
4. Các đối tượng nên sử dụng văn phòng ảo?
Các đối tượng sử dụng văn phòng ảo có thể bao gồm nhiều loại doanh nghiệp và cá nhân với nhu cầu và mục tiêu sử dụng khác nhau. Dưới đây là một số đối tượng chính sử dụng văn phòng ảo:
- Doanh Nghiệp Nhỏ và Startup:
Doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp thường có nguồn lực hạn chế và có thể chưa muốn hoặc không cần có một vị trí văn phòng truyền thống. Văn phòng ảo giúp họ có địa chỉ kinh doanh chính thức và các dịch vụ văn phòng mà không cần đầu tư lớn.
- Nhà Sáng Tạo và Freelancer:
Các cá nhân làm việc tự do, nhà sáng tạo và freelancer có thể sử dụng văn phòng ảo để tạo ra một địa chỉ chuyên nghiệp và nhận thư mà không cần phải chia sẻ địa chỉ cá nhân.
- Doanh Nghiệp Trực Tuyến và Thương Mại Điện Tử:
Các doanh nghiệp trực tuyến và thương mại điện tử thường chỉ hoạt động qua internet. Tuy nhiên, họ có thể sử dụng văn phòng ảo để có một địa chỉ văn phòng và các dịch vụ hỗ trợ cần thiết.
- Nhà Kinh Doanh Dịch Vụ:
Các nhà kinh doanh cung cấp dịch vụ như luật sư, tư vấn, kế toán có thể sử dụng văn phòng ảo để tăng cường uy tín và chuyên nghiệp của họ mà không cần phải có văn phòng truyền thống.
- Các Doanh Nghiệp Quốc Tế:
Các doanh nghiệp quốc tế có thể sử dụng văn phòng ảo để có địa chỉ kinh doanh địa phương trong quốc gia mục tiêu, giúp họ cải thiện mối quan hệ với khách hàng và đối tác địa phương.
- Doanh Nghiệp Cần Địa Chỉ Uy Tín:
Các doanh nghiệp muốn tạo ra một ấn tượng uy tín và chuyên nghiệp có thể sử dụng văn phòng ảo để có một địa chỉ kinh doanh đẳng cấp mà không cần phải có văn phòng vật lý.
Những đối tượng này thường tìm kiếm sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí mà văn phòng ảo mang lại, giúp họ duy trì và phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả.
5. Các ưu điểm và hạn chế của văn phòng ảo
Ưu điểm
- Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp
Hiện nay dịch vụ cho thuê văn phòng ảo khá phổ biến tại Việt Nam. Đây được xem là phương pháp tối ưu giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.
Nhiều doanh nghiệp sẽ thuê chung một tòa nhà nên giá thuê văn phòng ảo khá rẻ mà vẫn đảm bảo đầy đủ các tiện ích. Với dịch vụ văn phòng các chủ doanh nghiệp không cần phải bỏ ra một số tiền lớn để mua các trang bị thiết bị phục vụ công việc, chi phí lễ tân, tiền điện nước…
- Tăng sự linh hoạt:
Khi thuê văn phòng ảo, người thuê không nhất thiết phải làm việc tại đó. Họ có thể bố trí nhân viên làm việc ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào, không nhất thiết phải đến văn phòng, qua đó giúp doanh nghiệp tập trung tối đa nguồn nhân lực và vốn vào hoạt động kinh doanh để đạt được mục tiêu đã đề ra.
- Địa chỉ uy tín
Chủ doanh nghiệp thường lựa chọn một văn phòng có địa chỉ tại trung tâm thành phố lớn. Trong quá trình giao dịch, trao đổi với khách hàng có thể dùng địa chỉ này để nâng cao uy tín của doanh nghiệp, tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Đồng thời bên cho thuê văn phòng ảo đa phần nằm ở các khu dân cư lớn, các tòa nhà cao ốc,… thuận tiện hơn cho khách hàng khi tìm kiếm văn phòng của doanh nghiệp.
- Dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp
Tại các văn phòng ảo đều được trang bị đội ngũ lễ tân vô cùng chuyên nghiệp. Nhiệm vụ của họ là trả lời điện thoại, fax, nhận bưu phẩm và xử lý công việc theo thỏa thuận khi thuê. Báo cáo sẽ được gửi qua mail theo thời gian quy định để người thuê dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu quả từ xa.
- Giảm gánh nặng về quản lý văn phòng:
Không phải quản lý vấn đề như bảo dưỡng văn phòng, quản lý nhân viên văn phòng và các yếu tố khác liên quan đến văn phòng truyền thống.
Các hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm kể trên, mô hình văn phòng ảo vẫn còn những hạn chế về mặt pháp lý và quy trình sử dụng. Cụ thể như sau:
- Hạn chế về mặt pháp lý
Tuy dịch vụ văn phòng ảo vô cùng phổ biến hiện nay nhưng trên phương diện pháp lý thì loại dịch vụ này vẫn còn nhiều bất cập. Việc cấp phép kinh doanh cho loại hình dịch vụ này chưa được xử lý triệt để. Tuy nhiên các chính sách khởi nghiệp được hỗ trợ từ chính phủ đã giảm bớt một số khó khăn. Vậy nên, nếu các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo vẫn có thể giao dịch rõ ràng với khách hàng.
- Sử dụng văn phòng chung với nhiều doanh nghiệp
Việc dùng chung không gian với nhiều đơn vị khác cũng là một bất cập của việc thuê văn phòng ảo. Nếu muốn gặp gỡ đối tác tại văn phòng thì cần phải đặt lịch trước, đôi khi bị trùng với doanh nghiệp khác nên khác bất tiện. Về phòng họp cũng tương tự như vậy, không có sự linh hoạt so với thuê một văn phòng riêng. Do dùng chung văn phòng nên sự riêng tư cũng sẽ không được đảm bảo tốt.
6. Một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo uy tín
Khi bạn quyết định thuê văn phòng ảo, việc chọn một đối tác uy tín và chất lượng là quan trọng để đảm bảo rằng bạn nhận được các dịch vụ đáng tin cậy. Dưới đây là một số kinh nghiệm để giúp bạn thuê văn phòng ảo uy tín:
1. Nghiên Cứu và So Sánh
- Nghiên cứu nhiều dịch vụ văn phòng ảo khác nhau và so sánh chúng với nhau. Xem xét đánh giá của người dùng và đảm bảo rằng công ty bạn chọn có danh tiếng tốt.
2. Kiểm Tra Đánh Giá và Phản Hồi
- Đọc đánh giá và phản hồi từ các khách hàng hiện tại hoặc trước đó của dịch vụ văn phòng ảo. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về trải nghiệm của họ và chất lượng của dịch vụ.
3. Kiểm Tra Các Tiện Ích Cung Cấp
- Xác định rõ các tiện ích và dịch vụ mà đối tác văn phòng ảo cung cấp. Điều này bao gồm dịch vụ nhận thư, điện thoại ảo, phòng họp ảo và các dịch vụ khác.
4. Kiểm Tra Địa Chỉ Kinh Doanh
- Đảm bảo rằng địa chỉ kinh doanh mà bạn sẽ sử dụng là chính xác và chuyên nghiệp. Điều này quan trọng để tạo ấn tượng tích cực với khách hàng và đối tác.
5. Hỏi Về Chi Phí và Thanh Toán:
- Hiểu rõ về chi phí liên quan đến dịch vụ văn phòng ảo. Hỏi về chi phí thường kỳ và xác định rõ các khoản phí khác nhau mà bạn có thể phải trả.
6. Kiểm Tra Cam Kết Bảo Mật:
- An toàn thông tin là một yếu tố quan trọng. Hỏi về các biện pháp bảo mật mà đối tác sử dụng để đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ.
7. Kiểm Tra Linh Hoạt Hủy Hợp Đồng:
- Đảm bảo rằng bạn có thể hủy hợp đồng một cách linh hoạt nếu cần thiết mà không phải trả phí quá mức. Điều này quan trọng nếu tình hình kinh doanh của bạn thay đổi.
8. Thảo Luận Về Phương Thức Thanh Toán:
- Thảo luận với đối tác về các phương thức thanh toán khả dụng và chọn lựa phương thức phù hợp với bạn.
9. Kiểm Tra Thời Gian Phản Hồi:
- Đánh giá thời gian phản hồi từ đội ngũ hỗ trợ của đối tác. Một dịch vụ văn phòng ảo chất lượng nên có thời gian phản hồi nhanh chóng và hiệu quả.
10. Hỏi Về Thay Đổi Dịch Vụ:
- Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển, hãy hỏi về khả năng mở rộng dịch vụ hoặc thay đổi hợp đồng để đáp ứng nhu cầu mới.
7. Các câu hỏi thường gặp về văn phòng ảo
Mô hình cho thuê văn phòng ảo có hợp pháp hay không?
Theo pháp luật Việt Nam thì cụm từ “văn phòng ảo” vẫn chưa xuất hiện. Tuy nhiên, đã có quy định về việc đặt trụ sở giao dịch như sau:
- Doanh nghiệp phải có đầy đủ thông tin về trụ sở giao dịch, đồng thời phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam.
- Thông tin về công ty phải có: số nhà rõ ràng, tên đường, phường, tỉnh/thành phố,… cùng với số điện thoại và số fax nếu có.
Từ đó suy ra, việc dùng văn phòng ảo không trái với quy định của pháp luật Việt Nam. Khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh thì doanh nghiệp cũng không gặp quá nhiều khó khăn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải khai báo thông tin trụ sở kinh doanh một cách trung thực với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Thuê dịch vụ văn phòng ảo an toàn hay không?
Các doanh nghiệp có thể tiến hành đăng ký dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đúng với quy định pháp luật. Hiện sẽ không có sự điều chỉnh của pháp luật với mô hình văn phòng ảo nhưng tuyệt đối sẽ không có vấn đề thực hiện hoạt động kinh doanh để trục lợi bất hợp pháp.
